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高级秘书办公自动化知识:文本编辑

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(一)选择中文输入法
在输入文本前选择一种中文输入法,可以首先单击Windows任务栏右端的输入法键盘式图标,然后在输入法列表中选择一种拼音或五笔输入法。
(二) 移动插入点
在文档中移动插入点的方法很多:
(1)如果要在当前屏幕上移动插入点,只需把I形指针指向新位置,然后单击鼠标左键即可。
(2)如果文档很长,需要编辑的文本没有在屏幕上显示出来 ,可以利用垂直滚动条和水平滚动条来查看文档。
(三)选取文本
Word把选定的文本按反白方式显示,即黑底白字而不是标准的白底黑字。
用鼠标选取文本只需把鼠标指针定位于要选定文本块的开始处,按住鼠标左键进行拖动,直到使所需 文本变为反白显示。
(四)复制、移动、删除文本
1. 怎样复制文本?
操作步骤是:先选定要复制的文本,然后选择“编辑”菜单中的“复制”命令(或按“Ctrl+C”键)或者单击“彰”工具栏中的“复制”按钮。接下来将插入点移到要粘贴文本的新位置,再选择“编辑”菜单中的“粘贴”命令(或按“Ctrl+v”键),或者单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮即可。
2. 怎样移动文本?
移动文本的操作与复制文本类似:选定要移动的文本后,选择“编辑”菜单中的“剪切”命令(或“Ctrl+X”键)或者单击“常用”工具栏中的“剪切”按钮,此时,选定的文本已从原位置处删除,存放到剪贴板中;在文本将出现的位置处单击以放置入点;选择“粘贴”命令。
3.怎样删除文本?
欲删除文本块,只需选定文本块后,按“Del”键即可。要注意的是,按“Del”键会删除插入点右侧的文本,按“Backspace”键会删除插入点左侧的文本。
(五)撤销与恢复操作
在文档的编辑过程中,如果不小心删除了一些文字,Word允许把刚删除的内容恢复过来;如果又想删除该文字,则可以选择“恢复”命令。
(六)插入与改写文本
Worde启动时默认方式为插入方式,在这种方式下,输入新的文本后,插入点后的文本自动向右移动。在改写状态下,新输入的文本会覆盖自找文本。
(七)查找和替换
查找和替换功能,使用户能够迅速找出指定的文本、格式和样式等,然后可以用新的文本、格式或样式替换旧的。
1. 怎样查找文本?
其步骤为:
(1)选择“编辑”菜单中的“查找”命令,出现“查找和替换”对话框,选中“查找”选项卡。
(2)在“查找内容”框中输入要查找的文本。单击“高级”按钮,可以打开一个能设置各种查找条件的详细对话框。
(3)单击“查找下一处”按钮开始查找。
(4) 要继续进行查找,可单击“查找下一处”按钮;要切换到文档中编辑内容,可以单击文档,然后进行编辑,编辑完毕后,单击“查找与替换”对话框的任意位置,继续进行查找工作。
(5) 要关闭“查找和替换”对话框,可以单击“取消”按钮,插入点停留在当前查找的文本处。
2. 怎样替换文本?
可按以下步骤进行操作:
(1)选择“编辑”菜单中的“替换”命令,出现“查找和替换”对话框,选定“替换”选项卡。
(2)在“查找内容”文本框中输入查找的文本或格式。
(3)在“替换为”文本框中输入要替换的文本或格式。
(4)单击“查找下一处”按钮,开始查找。当找到匹配的文本后,会在文档中反白显示该文本。
此时,用户可以根据需要进行选择:
(1)如果不想替换当前的内容,可以单击“查找下一处”按钮,继续进行查找。
(2)如果想替换当前查找的内容,可以单击“替换”按钮,替换完后,继续进行查找。
如果想替换整个文档中的该文本,可以单击“全部替换”按钮,替换完后,会出现对话框,提示总共替换了多少处。


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